Bei Einsatz eines privat und beruflich genutzten Fahrzeugs ist das Führen eines Fahrtenbuches für Selbstständige Voraussetzung für die Geltendmachung der Kosten. Aber auch für Arbeitnehmer kann bei Überlassung eines Fahrzeugs durch den Arbeitgeber das Führen eines Fahrtenbuches eine Alternative zur Pauschalversteuerung sein. In einem solchen Fall muss der Arbeitnehmer nur die tatsächliche private Nutzung des Fahrzeugs versteuern und es wird keine Pauschalversteuerung aller Fahrten über einen Prozentsatz vorgenommen. Der Arbeitnehmer kann das Fahrtenbuch kaufen und geltend machen, wenn es nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird.
Für das Führen eines Fahrtenbuches, egal ob in Papierform oder über ein Computerprogramm, gibt es dabei sehr strenge Voraussetzungen, damit dieses vom Finanzamt auch tatsächlich akzeptiert wird. Bei wechselnden Fahrern muss immer genau ersichtlich sein, welcher Fahrer das Fahrzeug gefahren ist. Neben dem Datum der Nutzung müssen die Anfangs- und Endzeiten genau eingetragen werden, um auch einen Anspruch auf einen Verpflegungskostenmehraufwand geltend machen zu können. Weiterhin muss der Nutzer des Fahrzeugs die Kilometerstände bei Abfahrt und Ankunft notieren und die gefahrenen Kilometer eintragen. Und schließlich müssen der Grund der Fahrt und die besuchten Firmen und Orte eingetragen werden, um eine Fahrt nachvollziehbar zu machen. Hierbei ist auf eine aktuelle und akkurate Eintragung zu achten, da Korrekturen automatisch zu Nachfragen durch die Finanzbehörden führen. Um das Fahrtenbuch stets korrekt zu führen, sollte man die Eintragungen nach jeder Fahrt vornehmen und nicht versuchen, am Monatsende die Fahrten nachzuvollziehen und nachzutragen, da dies zu Fehlern führen kann.